A compter du 1er janvier 2020, pour toutes les entreprises, la facture électronique devient obligatoire (ordonnance du 26 juin 2014) pour les professionnels qui émettent des factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs. Les factures doivent désormais être transmises via le portail du service public Chorus Pro. De la même manière, les entreprises ne peuvent plus refuser le format électronique. Dans le cadre d’échange B2B (Business to Business), les entreprises privées ont pour obligation d’accepter une facture dématérialisée même si le client n’a pas accepté au préalable ce mode d’envoi. Cette obligation ne concerne pour le moment que la réception des factures. Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Une facture est considérée comme électronique si l’intégralité du processus de facturation l’est, c’est-à-dire si la facture est émise, transmise, reçue et archivée sous format électronique. Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier. Les modes de transmission pour satisfaire aux exigences fiscales L’utilisation de la facturation électronique implique d’utiliser un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. En revanche la méthode utilisée peut être différente pour l’émetteur et le récepteur. Pour cela, l’entreprise doit recourir à l’une des méthodes suivantes : L’EDI (échange de données informatisées) pour transmettre les factures La signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié La piste d’audit fiable (pour les factures papiers et électroniques non sécurisées, envoi par simple mail) qui nécessite une traçabilité. Des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise. Ils permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement. Les règles de conservation des factures électroniques les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes. Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. A noter cependant, qu'au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans. Isabelle Vaillant
