La Piste d'Audit Fiable : sécuriser le processus de facturationDepuis 2013, les entreprises ont l’obligation de mettre en place une Piste d’Audit Fiable. Objectif : sécuriser le processus de facturation pour tous les flux non réalisés au moyen d’une facture électronique certifiée et apporter à l’Administration fiscale une preuve légale des moyens de fiabilité mis en œuvre. Si vous ne l’avez pas encore produite, c’est peut-être le moment de le faire !

La réforme de la facturation, entrée en vigueur le 1er janvier 2013, a assoupli les formats des factures admis (papier, pdf simple, EDI simple…) et pouvant être considérés comme des factures d’origine, permettant la déduction de la TVA y figurant. De ce fait, l’Administration fiscale impose de sécuriser le processus de gestion des factures avec la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises recevant ou émettant des factures sous un procédé autre que EDI (Échange de Données Informatisé) fiscal et signature électronique RGS sont concernées. En outre, la Piste d’Audit Fiable s’applique à toutes les transactions de l’entreprise avec des tiers, qu’ils soient clients, fournisseurs, filiales ou succursales, hors comptabilité analytique.

Concrètement que faut-il faire ?

La documentation de la Piste d’Audit Fiable, entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services est désormais obligatoire. Concrètement, il s’agit de décrire les processus de contrôles permanents, mis en place, permettant de vérifier la réalité de la facture, si la prestation rendue ou le bien livré est bien conforme à la présentation qui en est faite, sur la facture.

En application de l’Article 289 VII du CGI, la Piste d’Audit Fiable permet d’assurer :

  • L’authenticité de l’origine de la facture
  • L’intégrité du contenu de la facture
  • La lisibilité de la facture

Ces processus de contrôles doivent donc être documentés et archivés, annuellement, afin de pouvoir être remis, à l’Administration fiscale, lors d’un contrôle portant sur chaque exercice, à compter du 1er janvier 2013.

Selon la taille de l’entreprise, la documentation requise doit être plus ou moins développée :

  • une documentation détaillée pour les grandes entreprises
  • une documentation synthétique pour les PME
  • une explication orale suffit pour les TPE

Quelles sanctions en cas de défaillance de la documentation ?

Pour l’Administration fiscale, l’objectif de la Piste d’Audit Fiable est de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise et que les transactions ont été réalisées et facturées conformément à la réglementation en vigueur, notamment sur la TVA. Aussi, en cas de défaillance de documentation lors d’un contrôle, les sanctions peuvent être importantes :

  • Pour les factures reçues : rejet de la déduction de la TVA
  • Pour les factures émises : la remise en cause du caractère original de la facture et une pénalité de 50 % du montant de l’opération, ramenée à 5 % sur justification comptable de l’opération dans les 30 jours d’une mise en demeure, et 15 € pour chaque omission ou inexactitude constatée (le montant total des amendes sur une facture ne peut dépasser le ¼ du montant qui aurait dû y être mentionné).

L’enjeu est donc de taille. Un homme (ou une femme) averti.e en vaut deux😏 !

Cécilia DELECROIX